档案数字化
实施遵循的相关标准除需参照甲方的要求和验收标准外，还需遵循以下标准规范：
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 22-2015《归档文件整理规则》
档发【2001】6号 档案管理软件功能要求暂行规定
DA/T 31-2017《纸质档案数字化技术规范》
DA/T18-1999《档案著录规则》
GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》
档办发〔2014〕7号《档案数字化外包安全管理规定》
GB/T9705-2008 《文书档案案卷格式》
GB/T17678.1-1999 CAD 《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》
GB/T17678.2-1999 CAD《电子文件光盘存储、归档与档案管理》
GB/T17679-1999 CAD 《电子文件光盘存储归档一致性测试》
四、项目方案实施
4.1档案数字化加工项目实施要求
4.1.1数据的安全性
在项目实施过程中，我们应保证数据的安全。在采集数据的过程中,应随时做好数据的备份工作。在数据没有交付客户单位签收以前，应至少保证2套数据备份。组内工作人员严禁私自处理任何数据，非工作人员严禁进入工作现场。我们还要作好计算机的杀毒和防毒工作，及时更新杀毒软件，没有工作上的需要禁止和外界的计算机或者是存储介质相连接。
4.1.2数据的统一性
数据的统一性是指原始档案，电子图片，索引目录数据的“三统一”，保证录入数据与电子图片数据的一一对应，可以保证条目信息与图片的无缝挂接。
4.1.3数据的完整性
数据完整性是指保证数据正确的特性，包括实体完整性、域完整性和参照完整性等。由于每个单位的数据都有自己独特的业务规划集,所以系统必须有一种方式来实现定制的业务规则即定制的数据完整性约束。
4.2方案实施整体流程
4.3档案整理
文书档案、业务档案的整理应当遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.3.1档案交接
由我司加工人员和甲方档案管理员从档案库房将需要扫描的档案提出、清点，制作并填写《档案交接登记表》，档案管理人员必须逐卷逐件进行仔细核对，认真清点和查看档案数量及其完整性（包括有无破损、缺页、掉页等情况），详细记录交接时间、交接人、交接数量等，双方确认无误后签字。
4.3.2档案分类
文书档案根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，归档文件有两种分类法且同一全宗应保持分类方案的稳定，分别是：
二级分类法：年度—保管期限
三级分类法：年度—保管期限—机构（问题）
4.3.2.1按年度分类
根据文件形成年度，对材料进行分类，分类时需注意以下两点：
1、特殊文件年度划分：
（1）计划、总结、统计等归入文件签发年度；
（2）来文与复文跨年度，归入文件批复年度；
（3）跨年度文件材料，如专项工作、专案、多年统计表，归入事项办结年度；
（4）跨年度的会议文件，放在闭幕年；
2、分类时需检查文件排列顺序：
（1）发文：红头文件（定稿）、附件（有则排列，无则可忽略）、发文处理笺（发文稿纸）、起草稿；
（2）收文：收文处理笺、红头文件（正式文稿）；
4.3.2.2按保管期限分类
根据本单位文件归档范围和档案保管期限规定，将同一年度归档文件按划定的永久、30年、10年保管期限进行分类。
4.3.2.3按机构问题分类
将文件按其形成按其形成或承办机构（问题）分类。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门；采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
4.3.2.4档案排序
将同一年度、同一保管期限的文件按顺序排列。
（1）分党群和行政：党群在前，行政在后。党群一般包括：党委、人大、
政协、工会、团委、妇联、共青团的文件
（2）党群和行政的文件排列方式：每一层级的档案排序时需将同一机关的文件放置在一起并按发文字号大小依次排列，无发文字号的则排列在对应机关有发文字号的后面。
第一层：上级机关来文（按机关权责大小依次排序），第二层：本机关发文，第三层：下级机关来文。
4.3.3页码编制
在进行页码编号时要以件为单位，从1开始编码，编写在页面正面右上角或背面左上角空白位置。我司项目实施人员在拆档案前必须仔细核对件内页码顺序。对于已编页码的档案要核对连续性，不得有重号、跳号、空白的页面不编页号。
4.3.4盖写件号章
4.3.4.1盖件号章，件号章样式
全宗号 年度 件号
机构或问题 保管期限 页数
4.3.4.2填写件号章
（1）“全宗号”填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号；
（2）“年度（门类）”中归档文件档案门类以代码标识，由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识，年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。
（3）“保管期限”指归档文件的保管期限，分为永久、定期30年、定期10年。档号结构格式、归档章中保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识，档案盒盒脊、归档文件目录封面保管期限项不使用代码，直接填写永久、30年、10年。
（4）“机构（问题）”指归档文件按照机构（问题）分类的，归档文件所属机构（问题）。档号结构格式、归档章中机构（问题）采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等；档案盒盒脊、归档文件目录封面机构（问题）项不使用代码，直接用汉字标识。归档文件未按照机构（问题）分类的，此项留空。
（5）“件号”指归档文件的排列顺序号，归档章、档案盒盒脊件号项不用“0”补足，直接填写排列顺序号；档号结构格式中件号用 4 位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。
4.4档案拆档
在扫描前需通过人工去除档案原有装订线或不锈钢钉，为扫描工序作好准备。拆除装订时注意保护档案，不得损坏档案；拆档后的档案必须放置妥当，防止掉落。
4.5档案扫描
采用连续色调图像扫描。连续色调静态图像采用JPG格式存储。对幅面超过A3的大幅面档案文件应采用工程扫描仪，实现档案的一次成像原理。采用24位真彩模式进行扫描，扫描分辨率大于300dpi，对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高扫描分辨率。带插图的采用高分辨率彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证档案的历史面貌。图像文件按照档号规则命名文件后缀为jpg，扫描时应逐级建立文件夹，形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内。
4.6图像处理
1、图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不得出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。
2、每页影像左右端正度控制在0.5度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯，不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。
3、在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。
4、保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。
4.7档案著录
档案著录是指，对每份文件检索信息的采集。
在对文书档案进行档案著录时，一定确保目录数据各项目完整，内容表达准确；提名拟写标准、规范，确保录入文字无错误、项目（字段）无遗漏，特别是涉密档案信息录入一定要正确。数据完成导入档案查询系统后，能正常使用，原文图片与机读目录数据进行一一对应。
按文书档案著录规范要求，需要录入的内容主要有：顺序号、文号、责任者、题名、时间、页号（卷级管理）、页数、密级、保管期限等。
4.8数据核查
登录档案系统，根据实物档案卷内目录及文件内容信息，对照已录入或未录入系统的信息进行核查。
4.9数据修正
在核查信息中若发现录入错误、漏录信息等情况，需参照实物档案内容进行重新修正和补录，并保存。
4.10打印目录
亦称“按件级管理模式的目录样式（即台帐）”，提示件内文件内容的索引。按照文书档案归档规则、目录规则进行排序。
盒号：
序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注
4.11档案装订
装订是指将纸质档案数字化扫描加工并完成质检后，拆除过装订物的档案按档案保管的要求重新装订。用双头不锈钢钉书机装订，将档案左对齐、下对齐后，把档案左边放入装订机，按压装订机柄后即可完成档案两颗订书钉装订。较厚的档案，双头钉书机无法装订的采用三孔一线装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
4.12数据备份
数据备份不仅是数据的保护，其最终目的是为了在系统遇到人为或自然灾难时，能够通过备份内容对系统进行有效的灾难恢复。备份不是单纯的拷贝，管理也是备份重要的组成部分。管理包括备份的可计划性、备份的自动化操作、历史记录的保存以及日志记录等。备份的方法主要有：文件备份、服务器主动式备份、系统复制、跨平台备份、SQL数据库备份、分级式存储管理、远程备份，备份数据两套，一套扫描JPEG格式存储，一套转为PDF格式存储，最终交付备份数据以双方合同约定为准。
4.13数据挂接
根据业主单位提供的批量挂接系统目录文档格式及图像文件电子命名规则，对数字化以后的图像数据与系统目录信息进行数据挂接，确保数据有效关联。
4.14档案归还
为保障档案的安全，我司将遵照完成一批移交一批的档案归还原则，并需客户单位签字确认归还，并在流程系统及时登记备案。
五、项目风险管理与控制
风险管理的步骤包括风险管理规划、风险识别、风险评估、风险控制、风险评价与监控，每一个环节都必须有相应的工作内容和应对的策略。
风险管理点 具体任务
风险管理规划 1、制定详细、周密的控制计划
2、确定风险管理目标
3、制定应急预案
4、成本导入并监控
风险识别 1、确定风险识别方法
2、在控制计划中务必明确各环节的风险点
3、及时组织和开展分析风险因素的分析
4、分析风险质检或相关问题的联系
风险评估 1、确定风险等级和具体内容；
2、判断和预估造成的后果或影响
3、调查结果清晰真实并反馈客户
风险控制 1、在控制计划中明确应对策略或方法
2、明确风险控制过程中的各级负责人
3、风险控制的要素、成本、人力、设备等
风险评价与监控 1、对风险管理的执行情况和效果进行整体评价
2、判定较大、重大风险责任人
3、对风险管理有不足的环节进行改善和加强
4、新发现的风险需制定应对方案
5.1风险范围
1、项目在加工过程中的标准是否与合同或客户要求的标准一致；
2、项目进度监控和记录，复核项目加工产量；
3、提前评估项目进度是否存在逾期风险，做到提前预警；
4、监督和检查项目组使用的设备、系统是否符合客户要求；
5、监督项目组安全保密工作是否符合要求；
6、检查项目组加工数据的质量，完成相关台账、报告、记录等资料，并提交至客户；
7、加工人员的条件是否满足客户和加工经验的要求，以及人员管理是否存在风险；综合评估项目组的风险，对其作出周期性的风险等级评估。
5.2风险控制计划
1、成立多功能小组；
2、多功能小组一般来自于内控、技术、生产、人事、设备和销售等部门；
3、小组组长一般来自于技术或者品质管理部门；
4、制作过程流程图流程图是描述过程工作状况的流程；
5、控制计划就是根据过程流程图来展开，针对流程的各个步骤进行控制；
6、确认特殊特性包含产品及过程的特殊特性；
7、包含顾客指定的和多功能小组指定的；
8、明确关键质量、关键交付、关键成本等；
